تقرير الحركة اليومية.
يُعد تقرير الحركة اليومية العصب الرئيسي لأي منشأة فندقية، سواء كانت فندقاً كبيراً أو شققاً مخدومة. فهو يقدم لمحة سريعة وشاملة عن الأداء التشغيلي والمالي خلال اليوم. يوفر نظام "جرس" لإدارة الفنادق تقريراً متكاملاً، كما هو موضح في الصورة، يُمكّن المدراء من اتخاذ قرارات مستنيرة ومتابعة سير العمل بدقة. في هذه المقالة، سنقوم بشرح تفصيلي لمكونات هذا التقرير وأهميته.
1. نظرة عامة على المؤشرات الرئيسية للأداء
في الجزء العلوي من التقرير، نجد ملخصاً لأهم ثلاثة مؤشرات أداء، وهي تعطي انطباعاً فورياً عن مدى نجاح اليوم:
نسبة الإشغال (Occupancy Rate): تُظهر نسبة 94% أن الفندق كان شبه ممتلئ، وهو مؤشر ممتاز على الأداء القوي. تُحسب هذه النسبة بقسمة عدد الغرف المشغولة على إجمالي عدد الغرف المتاحة، وتعتبر من أهم مقاييس الأداء في القطاع الفندقي.
إجمالي الإيرادات (Total Revenue): يمثل هذا الرقم، الذي بلغ في التقرير 2,166.33 ريال، إجمالي الدخل الناتج عن مبيعات الغرف والخدمات الأخرى خلال اليوم. إنه المقياس الأساسي لربحية المنشأة في فترة محددة.
معدل سعر الغرفة (Average Room Rate - ARR): يشير هذا المعدل، البالغ 305.90 ريال، إلى متوسط السعر الذي تم به بيع كل غرفة. يساعد هذا المؤشر المدراء على تقييم استراتيجيات التسعير وتحسينها لزيادة الإيرادات.
2.الأرصدة
يقدم التقرير عرضاً مفصلاً للحالة المالية، مقسماً بين حركة الصندوق والإيرادات حسب طريقة الدفع، مما يوفر شفافية كاملة حول التدفقات النقدية.
2.1. الصندوق البنكي: رصيد الصندوق البنكي لليوم المحدد
2.2. الصندوق النقدي: رصيد الصندوق النقدي لليوم المحدد.
3. المقبوضات والمصروفات
تفصيل الإيرادات حسب طريقة الدفع:
لمتابعة دقيقة لمصادر الأموال، يفصل التقرير الإيرادات والمصروفات كالتالي:
. إجمالي المقبوضات والمصروفات
. رسم بياني للبنود.
. طرق الدفع المستخدمة وإجماليها خلال اليوم
4. حالة الحجوزات
4.1. تسجيل الدخول اليوم :
هذه الخانة توضح عدد الضيوف أو الحجوزات التي من المقرر أن تبدأ إقامتها وتستلم وحداتها اليوم. الرقم "2" يعني أن هناك حجزين من المتوقع وصول أصحابهما وتسجيل دخلوهم اليوم.
4.2. تسجيل الخروج اليوم :
توضح هذه الخانة عدد الحجوزات التي تنتهي إقامتها اليوم. الرقم "0" يعني أنه لا يوجد أي ضيوف من المقرر أن يقوموا بإجراءات المغادرة وتسليم وحداتهم اليوم.
4.3. الحجوزات القائمة :
توضح هذ الخانة عدد الحجوزات المشغولة اليوم . الرقم ١٠ يعني أنه يوجد ١٠ وحدات مشغولة .
4.4. الحجوزات المضافة :
يعني هذا الرقم أنه تم إنشاء حجزين جديدين في النظام خلال الفترة المحددة (غالباً اليوم). هذا المقياس مهم لمتابعة أداء فريق المبيعات والحجوزات.
4.5. لم يتم التعامل معها :
هذه الخانة هامة جداً وتعمل كتنبيه للموظفين. الرقم "1" يشير إلى وجود حجز واحد يحتاج إلى إجراء.
5. جدول الحركات التفصيلي
في الجزء السفلي من التقرير، يوجد جدول تفصيلي يعرض كل حركة على حدة، سواء كانت حجزاً جديداً، خدمة، أو معاملة مالية.
يتيح هذا المستوى من التفصيل للموظفين مراجعة أي معاملة بشكل دقيق والتحقق من صحة البيانات الملخصة في الأجزاء العلوية من التقرير.
الخلاصة
إن تقرير الحركة اليومية في نظام "جرس" ليس مجرد أرقام، بل هو أداة تحليلية قوية تمنح إدارة الفنادق والشقق المخدومة رؤية شاملة وعميقة لأدائها اليومي. من خلال فهم هذه البيانات وتحليلها، يمكن للمدراء تحسين استراتيجيات التسعير، رفع كفاءة التشغيل، زيادة رضا النزلاء، وفي النهاية، تعظيم الإيرادات والربحية.